Процесс регистрации сделан из нескольких шагов. Ваша почта должна быть рабочей, так как на нее придет код для регистрации. Нужно заполнить поля: Имя, телефон по желанию, ваш емайл, пароль и подтвердить пароль.

Далее нажмите кнопку “Запросить код”. Обратите внимание, на правильность ввода вашего емайла. После нажатия надпись в окошке справа, изменится на “Полученный код из емайл”. В это поле нужно ввести код, который пришел Вам на указанный емайл.
В самом низу формы установите чекбокс “Согласен с условиями” и нажмите кнопку “Регистрация”

Если вы все правильно сделали, то у вас появится сообщение об успешной регистрации.
Если у вас есть сложности с регистрацией, пожалуйста напишите нам.

Что такое сервис Протосмарт? Это программное решение позволяющее работать владельцу, сотрудникам и клиентам в единой среде. Это решение превращающее обычный салон, типографию, агентство или рекламное производство в профессиональную онлайн организацию.Несомненно, что за подобными системами будущее в полиграфии. Сейчас в эру цифровизации все большую популярность набирает участие клиента в работе организации, взаимодействие при помощи сообщений, самостоятельные просчеты и возможность он-лайн заказов. Все это и многое другое мы реализуем в сервисе Протосмарт.

Перед началом разработки, была проведена большая работа по оценке подобных интернет сервисов и стационарных решений. Большинство сервисов изначально были разработаны под конкретные организации и соответственно мало функциональны, с непонятной логикой работы. Многие решения очень сложны в настройке или в работе. Сразу скажу, что на рынке много действительно отличных решений, с хорошим функционалом и интерфейсом. 7 лет назад, когда создавалась типография, и денег на программные продукты было не очень много, выбор был небольшой. И на данный момент решений не много. Либо высокая стоимость, либо абсолютно не понятный интерфейс с множеством ненужных функций.

Исходя из того, что на рынке нет систем, где было бы реализовано все самое необходимое, с невысокой стоимостью владения, появилась идея разработать сервис Протосмарт. Сервис в котором может работать практически любой сотрудник, с понятным интерфейсом и прозрачной логикой работы. А главное с низкой стоимостью владения, что подходит от начинающих до крупных организаций.

Для чего нужен сервис Протосмарт?Прежде всего – уход от простых программ учета, эксела, бумаги. Протосмарт это многопользовательская система учета заказов. У вас будет всегда все под контролем, контроль оплат, выполнения заказов. Преимущество интернет решения, то что доступ в сервис, возможен из любой точки мира. Ваши менеджеры могут работать даже в свой отпуск или на больничном из дома. Единая система расчета заказов позволяет избежать множество ошибок в расчетах и позволяет понимать всю загрузку в организации. То, что клиенты самостоятельно могут рассчитать заказы и сделать самостоятельный заказ, через свой личный кабинет, максимально разгружает ваших менеджеров, что конечно уменьшает количество ошибок. Это контроль оплаты по клиентам, как владельцем компании, так менеджерами по своим заказчикам. Это полные отчеты по работе все организации или отдельного сотрудника, что позволяет своевременно принимать важные решения. Это информирование клиентов о заказах и важных событиях при помощи СМС и емайл информирования.

Если простыми словами, при помощи сервиса вы выводите вашу организацию на новый уровень бизнеса. Для ваших клиентов это показатель успешности и удобности при работе с типографией. Чем более удобное взаимодействие с организацией, тем больше будут к вам возвращаться клиенты за повторными заказами.

Как сервис Протосмарт поможет вашему бизнесу? Низкие затраты в месяц на полноценный программный продукт, в отличие от подобных систем, мы включили все самое необходимое в единую цену. Вы можете пользоваться только отдельными модулями системы или все вместе без удорожания. Полноценный контроль за организацией, оплатой и сотрудниками. Это позволяет максимально быстро реагировать на проблемы в организации. Множество уже разработанных модулей и которые будут реализованы, все в одном месте. Это сильно сократит время и увеличит время на другие важные задачи.

Менеджеры будут сосредоточены на контроле выполнения заказов, что сокращает ошибки в производстве. Сама система Протосмарт наделена определенными правилами, которые позволяют избежать массу ошибок. Полноценный встроенный сервис по емайл рассылкам, позволит вам информировать ваших клиентов о новинках, акциях и скидках. Модуль “Сборка” позволит информировать сотрудников и клиентов о созданной сборке, а возможность присоединения к сборке ваших клиентов, позволяет минимизировать участие менеджеров. Модуль “Склад” позволяет посмотреть наличие материалов на складе, а так же понимать их стоимость без запросов сотруднику отвечающему за закупки. Модуль “Производство” дает возможность распределять заказы по производству ответственным лицом. Полноценные отчеты позволяют понимать эффективность работы организации, в краткосрочной или долгосрочной перспективе.

В итоге сервис Протосмарт это не дорогое и профессиональное решение для любого типа бизнеса. Данный сервис позволяет решить множество задач и проблем в организации, превращает в полноценный онлайн бизнес. Простой и понятный интерфейс позволяет внедрить данную систему в свою организацию за несколько дней, обучение сотрудников не занимает много времени. Работа происходит в единой среде, все цены одинаковы для просчета клиентом или менеджером. Разграничение доступа позволяет наделять сотрудников различными полномочиями в один клик. Все это и многое другое позволяет вывести ваш бизнес на совершенно новый уровень работы, что несомненно увеличивает количество новых заказов, так и стимулирует на новые заказы. Ведь намного проще посмотреть на какой стадии ваш заказ и когда примерно он будет готов, чем постоянно звонить или писать в типографию.

Простосмарт – позволит вывести ваш бизнес на принципиально новый уровень работы. Систематизировать и управлять различными бизнес процессами в организации. Взаимодействовать с вашими клиентами на современном уровне.

После входа на сервис, вы попадаете на главную страницу сервиса. При первом входе вам необходимо создать компанию. Для этого перейдите в левом меню в раздел “Настройки” и выберите иконку “Компании”. Далее нажмите кнопку “Добавить компанию.”

Напишите название вашей компании или просто начните вводить ваш ИНН. В сервисе реализован автоматический поиск организации по ИНН. Подбор работает и с клиентами. Так же, если организации не существует, при подборе она будет перечеркнута. После выбора вашей организации нажмите кнопку “Сохранить” внизу страницы. Теперь ваша организация добавлена.

Теперь когда фирма добавлена, вы видите рабочий стол, где отображаются ваши заказы. Наверху иконки быстрого доступа к различным страницам.

Ниже фильтр по заказам.

- Сортировка по менеджеру, филиалу, срока и статусу
- Поиск по клиентам
- Чекбокс который показывает завершенные заказы
- Чекбокс который скрывает завершенные, но не оплаченные заказы.

Теперь перейдем в создание заказа. Для этого нажимаем кнопку «Новый заказ» в иконках быстрого доступа, наверху.

Произвольно – вручную вводятся все параметры

Из прайс листа – в прайсах, вы сможете рассчитать цену в зависимости от количества и дополнительных условий.

Из калькулятора – полиграфические калькуляторы: офсетная-цифровая печать, широкоформатная печать, гравировка, сувенирная продукция.

Из шаблона – это сохраненный калькулятор, с определенными настройкаим

Так выглядит рабочий стол в действующей компании.
Наверху сгруппированы заказы который отгружены, но не оплачены, готовые заказы, открытые и калькуляции. Каждый заказ имеет в себе наименования, в конце каждого наименования, стоимость за единицу и стоимость всего. Дата создания заказа и планируемая дата сдачи. Далее сумма по заказу и долг по этому заказу, если он есть. Ответственный и статус заказа.

Раздел Прайс-листы. Данный способ расчета продукции или услуг является наиболее универсальным. Практически любую продукцию, можно рассчитать в данном разделе. Так же этот прайс лист можно разместить на любом сайте, при помощи одной строчки кода. Посмотрите пример здесь. При этом вы сами выбираете, какой раздел показывать на сайте, а какой нет. Так же прайс лист виден в личном кабинете клиента, где клиент может не только рассчитать заказ, но и сделать состоятельный заказ. Все рассчитывается в зависимости от количества, причем можно рассчитывать в интервале, так и при увеличении на 1 единицу, точный расчет.

Настройки прайс листа не требуют специальных знаний, все предельно просто. В прайсах используются разделы. Это дополнительный фильтр, по которому возможно группировать и сортировать прайсы. Например раздел “Шелкография” или “Цифровая печать”. Можно не создавать раздел, тогда все прайсы будут в одном разделе.
Для создания прайса нажмите кнопку “Добавить прайс”
Вводим название прайса. Далее загружаем картинку, если нужно, селектором выбираем размер картинки, чтобы она умещалась в квадрат и нажимаем кнопку “Сохранить” Картинок можно добавить несколько.
Цена по прайсу. Если по данному прайсу, фиксированная цена, то в поле “Кол до” ничего не вводим и нажимаем “добавить”. При этом независимо от количества будет только одна цена.
Если нужна цена от количества, вводим количество от 1 до … стоимость за единицу в этом диапазоне и нажимаем “добавить”, далее вводим следующий интервал, и так далее. Когда вы закончите заполнять прайс, его нужно завершить, в поле “Кол до” ничего не вводим и нажимаем “добавить”.

ВАЖНО! Ввод цен в прайс должен быть завершен, для этого в последней строчке ничего не вводим в поле “Кол до” и нажимаем “Добавить”, после этого кнопка будет “Удалить”. Не забывайте проставлять цену в последней строчке. Дробные числа вводить через точку.

Ниже настройки. “Минимальная цена” если здесь есть сумма, то меньше этой суммы просчет выдаваться не будет. Только больше. “Постоянная сумма” это, та сумма, которая всегда прибавляется к результату просчета, например приладка.
Расчет. “Точный” – при этом выборе стоимость за единицу, будет всегда выдаваться в заданном диапазоне. “Ступенчатый” – это расчет увеличение цены на каждую единицу, чем больше кол-во, тем цена пропорционально растет на ед. просчета. Этот просчет полностью убирает проблему “Эксела”, когда очень часто например 101 кружка, дешевле чем 100 кружек, чем часто пользуются рекламные агентства.
Далее чек боксы показывать на сайте и в личном кабинете, если не выбраны эти чекбоксы, то эта позиция не будет видна.
Дополнительные прайсы – здесь вводится цифра, сколько одновременно можно выбрать дополнительных прайсов.
Возможность создания дополнительных прайсов, возможно только после сохранения основного.
Личный кабинет владельца аккаунта. Если кликнуть на балланс в верхнем правом углу, вы попадете в раздел владельца аккаунта. Здесь вы сможете сменить логин и пароль для входа. Пополнить баланс аккаунта при помощи пластиковой карты (реализовано) или запросить счет на оплату для юр.лиц.
Здесь вы видите код прайс листа, разместите этот код на своем сайте и прайс лист будет отображаться прямо на вашем сайте, расчет так же будет работать.
Подключение Яндекс диска. Все загружаемые в систему файлы сохраняются на вашем диске, никто не имеет к ним доступа, только вы. Так же здесь настраивается SMTP вашего ящика от имени которого будет происходить отправка транзакционных сообщений о смене статуса.
Создавайте резервную копию, она будет сохранятся на ваш Яндекс диск.
В разделе “Финансы” можно посмотреть все списания, по вашему аккаунту.
Стоимость списания в день определяется количеством созданных сотрудников плюс владелец аккаунта. Списание происходят раз в день. Дополнительно списывается стоимость 1 СМС и емайл рассылки, если она была создана.

Создайте сотрудника.

Для создания доступа к системе вашим сотрудников, нужно перейти в раздел “Настройки” – “Сотрудники” и нажать кнопку “Добавить сотрудника”

Для начала достаточно добавить телефон, емайл, логин, пароль и фамилию. В дальнейшем логин это будет емайл (скоро) и нажимаем сохранить. После этого появляется список разрешений для данного сотрудника. (Скоро мы улучшим раздел разрешений для сотрудников, добавим новый функционал.)

Теперь ваш сотрудник сможет заходить в систему под своим логином и паролем. Ваш сотрудник будет видеть только то, что вы ему разрешили. Это позволит избежать многих проблем в управлении организацией.

По каждому разделу, мы запишем подробную видеоинструкцию.

Для отправки сервисных сообщений, например о смене статуса заказа, мы сделали подключение внешнего SMTP сервера. Что позволяет клиенту отправлять сервисные емайл сообщения абсолютно бесплатно. В основном этот ящик будет использоваться для отправки сообщений о смене статусов по заказу и в дальнейшей доработке различных сервисов.

Что такое SMTP сервер простыми словами? это по сути обычный ящик вашей корпоративной почты, от имени которого будет отправляться почта. Для настройки потребуются те же данные, что и для подключения вашего обычного ящика.

К сожалению,с подключение бесплатных почтовых систем mail.ru, gmail.com, yandex.ru не получится. Это связанно с политикой борьбы со спамом этих компаний. Подключить можно только почту с корпоративным доменом. Например mail@вашдомен.ru.

Для начала вам необходимо создать почтовый ящик от имени которого будут отправляться сообщения, например no-replay@domen.ru где domen.ru это домен вашего сайта. Если ваш сайт находится на хостинге, то вам необходимо найти в разделе настройки почтовых клиентов, параметры подключения к вашему ящику. Если ваш сайт находится на сервере, то запросить эти параметры у системного администратора или поддержки хостинга.

Для подключения необходимо знать:

Почтовый адрес – емайл от которого отправляются сообщения Логин – обычно тот же самый почтовый ящик Пароль – пароль для данного почтового ящика. Адрес сервера – адрес сервера вашего провайдера Порт соединения – обычно 25 или 587

Пример настройки хостинга reg.ru

почтовый адрес: name@ваш.домен, например admin@faq-reg.ru;
учётная запись (логин): name@ваш.домен, например admin@faq-reg.ru;
пароль: пароль почтового ящика;
сервер исходящей почты: mail.hosting.reg.ru:

для настройки SMTP используйте 25 или 587 порт.
В настройках владельца аккаунта, вам необходимо прописать все данные для подключения вашего ящика. После заполнения всех строк, нажмите кнопка проверить почту. На ящик от которого должны приходить сообщения, должно прийти тестовое письмо. Если письмо не приходит, значит что то заполнено не правильно.

Если у вас возникают трудности с подключением постового ящика, мы вам поможем! Пишите на емайл или в он-лайн чат. Мы постараемся оперативно вам помочь.

В сервисе Протосмарт используются два основных канала информирования клиента. Это е-майл и СМС информирования. Дополнительно в сервис будет интегрирован полноценный сервис по е-майл рассылкам.

На данный момент, реализовано отправка сообщений о смене статуса по заказам. Емайл информирование происходить от вашего подключенного почтового ящика абсолютно бесплатно. СМС информирование платное, стоимость составляет 2,4 рубля за одну СМС. Информирование СМС можно отключить для отдельного контактного лица, так и для все полностью.

На данный момент, реализовано редактирование сообщений для все х статусов, но скоро будет реализовано редактирование сообщений, для каждого статуса.

Для настройки сообщений перейдите в Настройки-Шаблоны сообщений. Поле для емайл сообщений поддерживает HTML код. Поле для СМС только текст. В поле СМС возможно только 120 символов включая пробелы.

Теги – это динамически подставляемое значение из заказа, в котором меняется статус.

Теги для е-мейл сообщений:

[order] – возвращает номер вашего заказа

[status_name] – возвращает статус заказа

[order_list] – Выводит все наименования из заказа, включая количество и стоимость по этому наименованию.

[sumorder] – Общая сумма по заказу.

[sumdolg] – Общая сумма долга по заказу.

[datesdachi] – Планируемая дата сдачи по заказу.

[saledost] – Сумма доставки из заказа, если выбрана доставка.

[adresdostavki] – Адрес доставки из поля в заказе, если выбрано “Самовывоз” то возвращает самовывоз.

Теги для СМС сообщений:
[status_name] – возвращает статус заказа.

[sumdolg] – Общая сумма долга по заказу.

Смотрите в картинках слева заполнение и результат на примере типографии Артстоун. Эти сервисные сообщения помогают клиенту понимать, что и чего он заказывал. Достаточно просто отсортировать почту. Либо зайти в свой в личный кабинет и посмотреть там.

Реализована возможность написания отдельного сообщения на каждый статус.

Если у вас возникают трудности с настройкой, мы вам поможем! Пишите на емайл или в он-лайн чат на сайте. Мы постараемся оперативно вам помочь.

Протосмарт могут использовать множество компаний. И клиенты с одним и тем же емайлом, могут заказывать в разных компаниях.

При создании контактного лица, на указанный при создании ящик приходят данные для входа в личный кабинет. Если вы забыли пароль, то достаточно пройти процедуру восстановления. Для этого на странице входа, введите ваш емайл. Если введенный емайл зарегистрирован в разных компаниях, то вам будет предложен выбор, от какой компании вам нужно восстановить доступ. Вам на почту придет письмо, при переходе по ссылке, где вы сможете ввести новый пароль.

В личном кабинете, вы всегда сможете сменить ваш пароль. Логин всегда будет ваш емайл.

Мы разработали возможность максимально интегрировать сервис под вашу компанию. Для ваших клиентов, не должно быть сложностей с пониманием, куда именно они попали. В отличии от других подобных сервисов, мы стараемся не вставлять логотип Протосмарт везде где возможно.

Чтобы вход в личный кабинет был похож на вашу компанию, есть возможность создать свой поддомен. Например online.pt-s.ru. По этой ссылке смогут заходить сотрудники или ваши клиенты. Как только вы загрузите свой логотип, то при переходе по созданному поддомену, логотип Протосмарта будет заменен на ваш.

После выбора вашего поддомена, вы можете передать этот адрес вашим клиентам, указать на вашем сайте, в емайл сообщениях и т.д. А так же вашим сотрудникам. При переходе клиент будет попадать на страницу компании.

Для логотипа лучше всего использовать изображение с прозрачным фоном размером не более 180х40 пикселов. Для фона не более 2500х2500 пикселов.

Имя поддомена должно быть написано только на английском языке, без использования служебных символов !”№;%:?**()_+. Цифры в имени могут присутствовать. Так же это имя должно быть уникальным. Если такое имя уже существует, его кто то использует, то система даст предупреждение и не даст его сохранить.

Когда будет разработана интеграция с платежной системой для клиентов, чтобы клиенты смогли оплачивать заказы напрямую вам, то этот поддомен будет использоваться в настройках платежной системы.

Это вторая часть о модуле Прайсы. По пожеланию пользователей, мы добавили новый функционал в модуль. А так же сделали расчеты более универсальными. Обновление сделано таким образом, что по умолчанию, все настройки которые сделаны ранее сохраняются, а новые возможности необходимо подключить дополнительно. Так как Прайсы используют не только сотрудники, но и клиенты, в модуле добавлены функции, которые упрощают выбор нужных параметров и минимизируют ошибки в расчете.

Базовый функционал Прайсов остался без изменений, далее о том, что было добавлено.

1. В базовом функционале к каждому прайсу можно прикрепить материал из Склада, и при выборе этой позиции в заказе, материал прикрепляется автоматически к заказу и списывается со склада при переводе в статус производство. Материал при занесении по накладной имеет свою цену, и эта цена по логике должна так же участвовать в расчете, так как стоимость материала может меняться. Теперь при прикреплении материала к прайсу, стоимость материала может участвовать в расчете. Для этого достаточно поставить чекбокс напротив нужного материала. Причем, некоторые материалы можно включать в расчет, а некоторые нет. Для того, чтобы материалы автоматически прикреплялись к заказу необходимо поставить галку «Авто списание». Материал добавленный к дополнительным прайсам, так же можно включить в расчет и при выборе этого прайса, материал так же будет участвовать в расчете.

2. Второе дополнение — это возможность единичного выбора доп прайсов. Сейчас по умолчанию стоят чекбоксы, можно выбрать либо один чекбокс, либо несколько. В некоторых случаях, вариант с чекбоксами, не совсем корректен, например когда нужно выбрать только 1 позицию из списка. Для этого добавлена возможность переключения списка доп прайсов на так называемые радиокнопки, когда можно выбрать только 1 позицию из списка. Для переключения в режим радиокнопок необходимо выделить чекбокс в настройках прайса «Единичный выбор». Если вам нужно 2 варианта просчета с радиокнопками и чекбоксами, достаточно просто сделать копию прайса и выбрать нужный вариант.

3. Третье дополнение — это возможность добавлять еще один уровень доп прайсов. Данный функционал увеличивает варианты просчета. Например когда нужно просчитать листовки. Основной прайс считает стоимость печати готового изделия «Листовка А5» – доп прайс выбор бумаги — после выбора бумаги развернется список следующего уровня прайсов, например «Фальцовка» или «ламинация». При выборе доп прайсов, они так же будут учитываться в расчете. Еще один уровень в прайсах, позволяет рассчитать практически любой вид продукции или услуги. Чтобы добавить второй уровень доп прайсов, нужно в настройках нажать на нужный прайс и нажать на кнопку Добавить дочерний прайс. Не забывайте устанавливать чекбоксы показывать на сайте и в личном кабинете Клиента, если они не установлены, эти прайсы будут видны только в основных разделах сотрудников.

4. Возможность вводить не только целые числа в поле количество, но и дробные. Это нужно например для расчета квадратных метров в широкоформатной печати или в расчете вывесок. Изначально можно было вводить только целые числа, теперь можно и дробные. ВАЖНО! Вводить числа можно только через точку. Например 1.24, через запятую считаться не будет. Из за сложности внутреннего расчета, сложно оттестировать все варианты, и в некоторых случаях, будет появляться длинный остаток дроби.

Также мы добавили возможность производить расчеты в дробных числах. Это особенно актуально в рассчете широкоформатной печати и других видах. Изначально нужно выбрать до какой дробной части вы будете считать, например до 0,2 (десятой) или 0,22 (сотой). Это напрямую связанно с заполнением прайса. Например. от 1 до 2 стоимость 200 руб. При этом 1.5 в этом интервале не существует. Поэтому в самом начале заполнения цен в прайсе, начальную единицу нужно заменить например на 0.1 или 0.01 в зависимости как вы будете считать. тогда разрывов между значениями не будет. Пример заполнения:
от 0.01 до 1.01 - 350 руб.
от 1.02 до 2.01 - 300 руб.
от 2.02 до 5.01 - 280 руб.
от 5.02 до .... - 250 руб.
Следует обратить внимание, что если вы заполняете прайс до сотых, то все значения так же должны быть до сотых. Например 2.10 ноль не считеатся, это число до десятых.

5. Возможность выводить отдельный прайс на сторонний сайт, по индивидуальному шаблону. По умолчанию, на сторонний сайт, выводится весь список прайсов у которых стоит разрешение выводить на сайт в настройках. Многие пользователи просили сделать возможность выводить только отдельный прайс на определенную страницу. Например если у вас сайт разбит на разделы и в каждом своя продукция. Например листовки, буклеты или конверты. Вашим клиентам будет удобно рассчитать продукцию на нужной странице, а не искать в общем списке. Добавляя коды прайсов на ваши страницы, можно вывести последовательно не только 1 прайс, а нужное вам количество. Единичные прайсы выводятся по другому дизайну шаблона, отличному от общего списка. Если вам нужен свой дизайн шаблона на отдельный прайс, напишите нам, за небольшие деньги наши программисты сделают шаблон по вашему дизайну.

6. Себестоимость в заказе из прайсов. При автоматическом добавлении материалов в заказ, их стоимость автоматически учитывается в общей себестоимости по заказу. Себестоимость из таблицы цен, так же учитывается в себестоимости по заказу. Это позволяет в отчетах контролировать наценку и прибыль по заказам.

Протосмарт – это единая среда для работы руководства, сотрудников и клиентов. И поэтому интерфейс должен быть максимально простым для понимания. Все обучение работы сотрудника в сервисе не займет много времени. Тем более некоторые системы от ошибок уже работают постоянно. Мы не стали делать особый дизайн, в основном сделали упор на функциональность. Список заказов изначально отсортирован, в любой момент можно посмотреть заказы по любому пользователю. Посмотреть общую задолженность по клиенту и общий оборот. Отфильтровать по различным параметрам.

Мы постарались создать максимально понятный интерфейс, для сотрудников и клиентов. Заказы уже имеют постоянные статусы, при помощи которых уже можно начинать работать. Рабочий стол по заказам, отображает все необходимые параметры, наименования, срок сдачи, суммы, долги, текущий статус и т. д. Не обязательно заходить в заказ, чтобы понимать о чем идет речь. В любой момент можно воспользоватся умным поиском и найти записи по 3-м буквам.

При смене статуса вы сможете выбрать, отправлять сообщения на е-майл и СМС о смене статуса. В дальнейшем мы сделаем возможность назначать отдельное сообщение к каждому статусу.

При нажатии на номер заказа, вы попадаете в сам заказ. В нем добавляете наименования из прайсов, произвольно, из калькуляторов и шаблонов. Здесь можно посмотреть всю историю изменений по заказу, прикрепить технологические операции, распечатать бланк по заказу или технологическую карту.

Вы видите выбранного клиента, общую сумму всех заказов, долги если есть, контактное лицо по этому заказу. Так же здесь сообщение разрешена отгрузка или нет. Настраивается в карточке клиента, если сумма долга превышает установленное значение, сообщение сменится на отгрузка запрещена и перевести в статус “Производство” подробнее по логике работы смотрите здесь.

Ниже можно посмотреть сроки сдачи, прибыль и затраты по заказу, выбрать отсрочку платежа, адрес доставки и путь к файлам.

Внутренний счет клиента – Сюда будут зачислятся все переплаты по клиенту, начисление бонусов по “Бонусной программе”, оплата клиентом из своего личного кабинета при помощи карты.

Здесь вы так же прикрепляете файлы и макеты. Все они сохраняются на вашем Яндекс диске и только вы имеете к ним доступ. Если вы отметите чекбокс “Макет” около загруженного файла, то этот файл сможет скачать ваш клиент в своем личном кабинете. Это полезно например пи согласовании макетов, при повторном заказе, передачи документов.

Последний пункт это списываемые материалы по заказу. Здесь автоматически проставляются материалы при выборе из прайсов или калькуляторов. Можно добавить материалы вручную. При создании заказа эти материалы резервируются на складе и в модуле склад сразу видно каких материалов не хватает. Так же здесь сотрудник на производстве вносит материалы, которые он потратил сверх расчетного.

Мы будем постоянно собирать статистику отзывов наших пользователей и улучшать работу в сервисе.

Чтобы максимально исключить возможность ошибок мы сделали постоянные правила работы в сервисе, основываясь на опыте работы в типографии. Несомненно мы будем добавлять новые или изменять существующие на основе отзывов наших клиентов. Эти правила нужны для простой и продуктивной работы начинающим специалистам.

Статусы. Существуют изначально 7 статусов.

Калькуляция – этот статус появляется при сохранении нового заказа. Например это только просчет. При этом статусе ничего не списывается.

Открыт – этот статус открывает заказ в системе. У клиента появляется долг по этому заказу, резервируются материалы на складе.

Препресс – при этом статусе, этот заказ появляется в отдельной вкладке слева. Это удобно, когда дизайнеры видят только заказы адресованные им. Можно перевести в Открыт и Калькуляция. Из вкладки “Препресс” пропадает когда переведен в другой статус.

Производство – При этом статусе списываются материалы со склада. В этот статус нельзя перевести ели запрещена отгрузка по заказу. Заказ в этом статусе нельзя удалить, только перевести в статус “Анулированно” так как по этому заказу были списания. При этом статусе этот заказ появляется в списке заказов вкладки “Производство” Материалы нельзя удалить, только добавить в заказ.

Заказ готов – В этом статусе заказ появляется во вкладке “Отгрузки”. Например для работников склада.

Завершено – Этот статус закрывает заказ, он пропадает из отгрузок. Если заказ оплачен, то пропадает из общего списка заказов, если нет, то остается в списке, напоминая об оплате менеджеру или руководителю. Завершенные, но не оплаченные можно скрыть, нажав чекбокс скрыть не оплаченные. После оплаты этот заказ будет скрыт, посмотреть его и отсортировать по клиенту, можно нажав чекбокс “Показать завершенные”

Аннулировано – Этот статус нужен когда по заказу уже произошли списания и его невозможно удалить. При выборе этого статуса, неиспользованные материалы возвращаются на склад, долги списываются.

Модерация – этот статус будет сделан, когда реализуем возможность заказ клиентом из своего личного кабинета.

Общие правила. Нельзя сменить статус пока не выбран клиент. Нельзя удалить оплаченный заказ, нужно удалить оплату в разделе финансы. Нельзя создать пустой заказ. Если выбрана определенная отсрочка платежа, поменять ее в дальнейшем нельзя.

При создании наименования “Субподряд” это наименование будет отдельно вынесено в отчете.

Смена статусов возможна только из страницы заказа. Оплату можно добавить из заказа или во кладке финансы. Нужно разрешение на добавление оплаты в настройках доступа сотрудника.

Практически в любой организации заказы целиком или часть отдаются другим типографиям или фирмам. И важно учитывать что делали, за какие деньги и где. Часто в заказе может быть одна или несколько операций у разных типографий, то есть что то делаем сами, что то отдаем на субподряд, решено сделать эти операции не отдельно, а в составе заказа. Так же не выделять субподрядные организации в отдельный список, так как иногда эта фирма может быть и клиентом и субподрядчиком.

В полном отчете появится столбец, по которому можно будет отсортировать все субподрядные операции, где мы можем посмотреть стоимость, что делали, где делали. Так же при повторении заказа, всегда можно отсортировать заказы по клиенту (в общем списке) и посмотреть операции по заказу.

Добавление субподряда. Субподрядную операцию можно создать при добавлении наименования “Произвольно”. См. скрин. Внизу есть поле для ввода, начинайте вводить название фирмы из списка клиентов, после выбора, нажмите “Сохранить”. Если вы зайдете еще раз, то наверху будет выбранный субподрядчик. Его можно удалить и ввести нового.

В общем списке наименований, квадрат с номером будет окрашен в красный цвет, это значит, что наименование отдано на субподряд. Если навести мышку на красный квадрат, выскочит окно с названием фирмы где делается этот субподряд.

В полном отчете, в отдельном столбце появится субподрядчик напротив этого наименования. Тем самым можно отсортировать , при помощи фильтров эксела, все субподрядные операции.

Сервис Протосмарт, гибкая и расширяемая система. Если вы используете в работе файлы большого размера и у вас большой объем, то несомненно необходимо подключение собственного FTP сервера. Так как у Яндекс диска, единая система с понятными и настроенными правилами, подключение не создает особых проблем. Но при подключении сторонних ftp серверов возникают проблемы, так как каждый сервер имеет свои индивидуальные настройки. При этом приходится делать индивидуальный скрипт и адаптироваться под настройки. Требуется долгий труд программистов, поэтому эта услуга платная. Стоимость составляет от 15000 руб. за интеграцию. В дальнейшем стоимость интеграции будет снижаться.

Мы способны разработать практически любой функционал под конкретные задачи. Будь это интеграция со сторонними сервисами или совершенно новый модуль. Мы готовы по вашему запросу составить грамотное техническое задание абсолютно бесплатно и реализовать для вас с хорошей скидкой. В таком профессиональном подходе вы получаете нужный вам функционал за меньшие деньги, чем заказывать на стороне.

Так же если ваша задача будет популярна у других пользователей, то мы оплатим самостоятельно часть вашей разработки и включим ваш функционал в общую структуру сервиса. Разработка может быть реализована только для вас или для всех пользователей. Свяжитесь с нами и мы постараемся ответить на все интересующие вас вопросы.

Пополнение счета можно реализовать несколькими способами. Из личного кабинета владельца (нажать на название вашей фирмы и выбрать раздел Финансы).

Пластиковой картой или запросить счет на оплату. Необходимо выбрать сумму для пополнения и нажать кнопку “Пополнить” для оплаты картой или “Выписать счет” для получения счета на оплату. Чем больше сумма пополнения, тем больше сумма бонуса зачисляемого на ваш счет.

Так же есть возможность ручного пополнения вашего счета переводом на карту. Для этого свяжитесь по электронной почте admin@pt-s.ru или в онлайн чате на сайте.

Суммы для пополнения:
100 руб.
500 руб.
1000 руб.
3000 руб. (+5%) будет зачислено 3150 руб.
5000 руб. (+10%) будет зачислено 5500 руб.
10000 руб. (+15%) будет зачислено 11500 руб.
20000 руб. (+30%) будет зачислено 26000 руб.

Многие задают вопрос, о покупке полностью скрипта Протосмарт. Данный вариант возможен, но есть как плюсы, так и минусы. Изначально сервис разрабатывался для аренды пользователя в месяц и поэтому практически каждая функция сделана под этот вариант. Но мы можем сделать так называемый вариант “Коробочной” версии, которую можно установить на ваш сервер. Но это можно сделать, только после реализации и проведения тестирования всех модулей, чтобы вы получили полностью рабочий вариант системы. Решать вам, мы проконсультируем о преимуществах и недостатках в чате или по телефону.

Плюсы и минусы установки программы на ваш сервер.

+ Полностью независимое решение.
+ Все файлы, расчеты,цены все на вашейм сервере
+ Вы не платите за пользователей, можно создать сколько угодно компаний
+ Безлимитное количество сотрудников
+ Возможность разработать сервис под ваш бизнес

- Высокая первоначальная стоимость
- Платное обновление системы, в том числе новые модули.
- Вы платите за аренду сервера
- Разработка дополнений за отдельную стоимость.
- Необходимо постоянно администрировать сервер

Изначально мы планировали, чтобы наши пользователи смогли бесплатно и от имени домена сайта отправлять е-майл сообщения клиентам. Этот способ имеет ряд преимуществ, но и так же недостатки. Одним из этих недостатков является заспамленность IP адреса, где находится ваш домен, сайт. Обычно на хостингах на одном адресе находится множество сайтов.

При подключении вашего ящика, нужно попробовать отправить письма на разные почтовые системы. Для этого нужно создать контактное лицо с вашими ящиками и отправить уведомления о смене статуса на них. На корпоративный ящик придет без проблем, тестировать нужно с бесплатными почтовыми сервисами mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т. д.

Если письма о сманен статуса попадают в папку СПАМ, вам нужно написать в поддержку это почтовой системы письмо о том, что вы отправляете с этого ящика транзакционные письма с согласия пользователя. Либо попробовать сменить домен, от которого отправляются письма.

Важный фактор это – то, что вы пишите в письме. Нельзя нагружать письмо рекламой с своих услуг с ссылками на сторонние ресурсы. Старайтесь избегать СТОП слов: Дешево, купить, скидка и т.д. Если вы используете HTML код в письме, обязательно оправьте письмо на свой ящик для проверки правильности написания.